Dagsorden og referat fra bestyrelsesmøde i Århus Havkajakklub tirsdag den 5. maj 2009

1.    Status byggeri
2.    Status tilskud/låneansøgning
3.    Status begynderundervisning
4.    Status uddannelse
5.    Status optagelse af erfarne roere
6.    Udmeldelser ud fra de sidste tal og analyse af årsager
7.    Brugerundersøgelse blandt nuværende, nye og frafaldne
8.    Ideer til bedre markedsføring
9.    Hvordan får vi gang i udvalg?
10.    Hvordan får vi gang i årgang 2008?
11.    Skal vi lave flere svømmehalstræninger?
12.    Hvordan får vi nemmere folk til at aflevere nøgler til klub-hus og containere?
13.    Er der problemer med at rette i egne medlemsoplysninger på hjemmesiden?

Referat

1.    Status for det kommende, nye klubhus: Er stadig på planlægningsstadiet.
2.    Status for tilskud og låneansøgning: Intet nyt, Jens Danielsen har ikke sørget for papirer endnu.
3.    Status for begynderundervisning: Den er i fuld gang og kører planmæssigt med mange entusiastiske, nye medlemmer og undervisere. Steen Slot udsender skriftligt materiale til kursisterne og sørger for at mangfoldiggøre billedkort fra vores sidste instruktørkursus på Karpenhøj over de enkelte overvejelser, der hører til begyndertrinnet.
4.    Status for videreuddannelse af klubbens  medlemmer:
a)    7 nye har taget EPP3
b)    7 nye har taget Instruktør 1
c)    4 nye har taget Instruktør 2
d)    Alle instruktører, der ikke har en ny førstehjælpsuddannelse, skal køres igennem denne.
e)    4 vil deltage i Instruktør 2, som ikke er afholdt endnu.
5.    Status for optagelse af erfarne roere. Vi har sat to datoer af: En til screening og en til prøve. Vi giver eventuelt lidt ekstraundervisning. Vi lægger ny, revideret tekst på hjemmesiden.
6.    Udmeldelser: De fleste er begrundet i flytning. To har meldt sig som passive medlemmer. To har beklaget sig over kontingentets størrelse. Ingen af de udmeldte giver udtryk for kritik af klubben og dens drift, som vi kan bruge til forbedringer. Vi drøftede forskellige ideer til forbedring og fornyelse af klubbens liv. Niels skal spørge Kim fra 2008-holdet, om han vil stå for nogle begynder- og opfølgningsture for nye og gamle medlemmer, og om han vil lægge invitationer ud på nettet/mailen. (Han har erklæret sig positiv og vil gøre noget!) Måske virker det mere inviterende, hvis man ikke nøjes med at maile, men ringer personligt til folk fra sine ”gamle hold” med en opfordring?
7.    Brugerundersøgelse skal stadig laves, men Niels har ikke haft held til at finde nogle professionelle, der vil hjælpe, endnu. Han prøver Institut for Idræt under ÅU.
8.    Ideer til bedre markedsføring af klubben. Vi mangler måske en masterplan eller strategi for de næste års udvikling. Hvad gør vi for at tiltrække nye medlemmer? Fastholde de gamle? Nye kajakformer? Færdighedsniveau højnet? Instruktører bliver løbende uddannet og tilføjet? Vi talte om en kampagne i begyndelsen af september for at optage studerende fra byens læreanstalter (universitet og seminarier blandt andre). De skal have et prismæssigt, fordelagtigt tilbud. Vi undersøger videre.
9.    Hvordan får vi gang i udvalg? De udvalg, vi har, kører fornuftigt og efter behov, men måske skal vi søge nye medlemmer til turudvalget for at få gang i mere fællesroning. Vi skal invitere flere over forum (også til den gode klubweekend a la den, vi havde sidste år).
10.    Hvordan får vi gang i årgang 2008? Er drøftet under ovenstående punkter.
11.    Vi laver ikke flere svømmehalsaktiviteter i denne sæson.
12.    Hvordan får vil udmeldte til at aflevere nøgler? Kjeld gør alt, hvad han kan, men det hjælper ikke rigtigt. Nu vil han prøve at sende en frankeret svarkuvert sammen med opfordringen om at aflevere nøglen. Vi sætter depositum op til 150 kr., som er kostprisen.
13.    Hvis man skal ændre sine medlemsoplysninger på hjemmesiden, skal man logge på to gange: Første gang til medlemssiden, anden gang på siden med adresser.

Referent: Niels
Til stede: Klaus, Steen, Kjeld og Niels
Fraværende: Jens og Bjarke