Dagsorden for kombineret bygge-og bestyrelsesmøde
tirsdag d. 2. september kl. 19 i ÅHK klubhuset.

Dagsorden:

Pkt. 1
Michael / Hector
Skitseforslag forelagt havnechefen ? Status
Jfr. udsendt materiale, heruder tegningsmateriale, fra Michael:

[Hej Alle,

Jeg har haft mig et par snakke med Havnechefen Thomas Fog fra Marselisborg Havn.

[a] Jeg har forelagt forslaget om et større klubhus på samme sted som det eksisterende
og med 6 stk bådskure, 1 stk værksted, og 1 stk affaldscontainer-areal.
Se vedhæftede prospekt (i øvrigt stor tak til Hector for tegneriet).

Havnen har sagt ja tak til forslaget!

Der er selvfølgelig nogle åbne spørgsmål der skal afklares først.
Status på de 3 inspektionsbrønde skal afklares – Thomas Fog undersøger og giver mig en tilbagemelding.

Kommune og Havnens fond granskes for at sikre at der ikke er nogle bestemmelser der ligger hindringer
i vejen for os – Thomas Fog undersøger og giver mig en tilbagemelding.

Jolleklubbens skur skal flyttes for at kunne bygge. Vi skal betale selve flytningen – Havnen giver de nuværende
ejere besked om deres nye placering.

[b] Vi kan afhængigt af vores økonomiske situation bygge det i 2 etaper eller som et samlet byggeri.
Hvis der kun bygges klubhus, skal containerne blive stående hvor de er, da de ikke vil pynte langs stien.
Vi behøver så ikke at beklæde containerne, som ellers var ønsket af havnen.

[c] Havnen har dog et modforslag.
I sommerhalvåret vil havnen gerne kunne tilbyde havnens gæstesejlere forskellige turist-muligheder.
De ønsker mulighed for at gæstesejlere der samtidigt er (dokumenteret) erfarne havkajakroere kan leje kajak med
udstyr til en tur hen langs bugten.
Jeg har lovet at diskutere denne mulighed igennem i bestyrelsen/klubben og give ham besked.
Umiddelbart tænker jeg, at det må ku lade sig gøre, hvis vi nedskriver betingelserne rigtigt.

Mvh
Michael

Pkt. 2
Tilbud på byggeriet. Status

Pkt. 3
Michael
Status på bestyrelse. Hvem fortsætter og hvem kan hverves.

Pkt. 4
Michael
Bestilling af svømmehal – Bestilleren bestemmer også datoerne?

Pkt. 5
Michael
Generalforsamling i oktober måned jf. vedtægterne.
Er der Bestyrelsesforslag?
Skal GF afholdes seperat på en hverdagsaften, eller evt. samles med en efterårsfest på en lørdag (Halloween)?

Pkt. 6
Evt.

Mvh
Hector

Referat af bestyrelsesmødet i Å.H.K. klubhuset tirsdag d. 2. september 2008

Til stede: Lone, Øystein, Kjeld, Michael, Hector
Afbud fra: Klaus K., Jens D.

Referent:
Hector

Ad pkt. 1 [a]
Skitseforslag forelagt havnechefen ? Status

Som det fremgår af Michaels kontakt med havneadministrationen har havnen, med forbehold af
fondsbestemmelser mv., godkendt vores skitseforslag.
Der orienteres i øvrigt om byggeplanerne på den kommende generalforsamling.

Ad pkt. 1 [b]
Etapedeling af byggeriet

Vi kan opdele byggefasen i to dele, således at vi bygger klubhuset først og siden skurene til
kajakopbevaringen + evt. værksted.
Opførelse af klubhus solo vil ikke afstedkomme mangel på opbevaringsplads til vores kajakker,
idet havnen har accepteret at vi kan beholde vores 6 containere og at disse heller ikke, som tidligere
ønsket af havnen, behøver at blive “inddækket”.
I forbindelse med byggeriet vil Michael undersøge muligheden for en evt. supplerende låntagning gennem DGI.
Kjeld vil undersøge lignende for evt. lån gennem kreditforening.
Hvordan et evt. lån kan finansieres må afvente en nøjere granskning, når/hvis vi hjemtaget et lån.
Uanset hvilken etapeløsning, der vælges, vil det medføre en kontingentforhøjelse, da vi jo udvider arealet,
hvilket medfører en huslejeforhøjelse.

Ad pkt. 1 [c]
Forslag fra havnen om mulighed for at udleje klubkajakker til havnens gæstesejlere

Havnen har ønsket at kunne tilbyde havnens gæstesejlere en mulighed for at kunne leje en klubkajak.
Punktet blev diskuteret ihærdigt og vi enedes om at stille visse betingelser for en udlejning.
Blandt andet vil vi kun udleje plastkajakker og vi vil kun have en udlejningspulje på 4 kajakker.
Endvidere skal man kunne dokumentere en færdighed i kajakroning svarende til de retningslinjer
som fx Havkajaksamrådet har fastsat i sine frigivelsesbetingelser eller en tilsvarende godkendelse, eksempelvis EPP 2.
Endelig betinger vi os, at udlejningsordningen alene skal varetages af havnens administration
samt at leje-aftalen skal foreligge i en skriftlig kontrakt.
Ordningen skal foreløbig køre som en forsøgsordning fx i én sæson.
Lone vil udfærdige et forslag til lejekontrakt.

Ad pkt. 2
Tilbud på byggeriet. Status

Vi opererer stadig med tilbuddet fra Frifeldt Huse A/S i Sdr. Felding.
Alfred, Michael og Hector har haft et lille byggemøde i den anledning.
Alfred vil foreligge Frifeldt Huse nogle ændringer i deres oprindelige tilbud
blandt andet mindre isolering, plasttagrender/nedløb i stedet for zink etc.
Bestyrelsen har efterfølgende tiltrådt at vi får byggeriet leveret “nøglefærdigt” således at forstå
at Frifeldt Huse stiller hele molevitten op incl. punktfundamenter og at vi efterfølgende kun skal
stå for den indvendige maling.
Som tidligere nævnt vil der komme en orientering på den kommende generalforsamling.

Ad pkt. 3
Status på bestyrelse

Michael ønsker ikke at fortsætte; Lone ønsker ikke at fortsætte; Hector ønsker ikke at fortsætte.
Kjeld og Øystein vil gerne fortsætte i bestyrelsen. Kjeld vil fortsat godt være kasserer.
Bestyrelsen enedes om at sende en forespørgsel rundt blandt gamle såvel som nye medlemmer om
en bestyrelsespost / suppleantpost kunne være noget for dem.

Ad pkt. 4
Bestilling af svømmehal

Vi havde sidste sæson i alt 5 svømmehalsarrangementer, der alle var velbesøgt.
I de kommende arrangementer vil vi prøve at systematisere (tematisere) det lidt mere,
således at der kommer en større kontinuitet i arrangementerne.
Som tidligere annonceres arrangementerne på Forum.
Øystein aftaler nærmere med svømmehalen i Malling.

Ak pkt. 5
Afholdelse af generalforsamling

Der var i bestyrelsen flertal for at afholde generalforsamlingen på en hverdagsaften.
Michael undersøger mulige datoer for at kunne låne os ind hos Søspejderne.
Aktuelle datoer kunne være tirsdagene 21. oktober eller 28. oktober.
(I skrivende er der udsendt meddelelse om at generalforsamlingen afholdes tirsdag d. 21. oktober).

Mvh
hector