Referat af bestyrelsesmøde den 14/11-2005
Tilstede
Michael, Bente og Alfred
1. Dagsorden
2. Opgavefordeling i bestyrelsen
3. Opgaveforum
4. Forum generelt
5. Materieludvalget
6. Tipskuponsystemet
7. Opgaver fra generalforsamlingen
8. Praktiske ting vedr. overdragelse af poster
9. Havkajakdagen
10. DGI møde den 21. november
11. Nyhedsbrev
12. Regional klubmøde med DKF
1. Opgavefordeling i bestyrelsen
Formanden
Kontakt til instruktionsudvalg.
Da Michael selv er med i instruktionsudvalget er det naturligt at det er ham der er bestyrelsens kontakt til udvalget.
Kontakt til havnen.
Kontakten til Marselisborg Havn.
Kontakt til Webudvalg.
Overordnet kig på hjemmesiden og stillingstagen til store ændringer som webudvalget gerne vil indføre.
Opfølgning på bestyrelsesopgaver.
Checke om resten af bestyrelsen får udført de opgaver som de er pålagt.
Budgetopfølgning
Gennemgå budgettet sammen kassereren med passende mellemrum, for at se om vi er på rette spor
Klubudvikling
Sammen med den øvrige bestyrelse finde kurser og andre ting som kan bidrage til klubbens positive udvikling.
Kassereren
Kontakt til aktivitetsudvalget.
Kontakt til Festudvalget
Kontakt til klubhusudvalget
Kontakt til madudvalget.
Budgetopfølgning
Gennemgå budgettet sammen formanden med passende mellemrum, for at se om vi er på rette spor
Klubudvikling.
Sammen med den øvrige bestyrelse finde kurser og andre ting som kan bidrage til klubbens positive udvikling.
Forsikringer.
Holde klubbens forsikringer ajour.
Regnskab og budget
Lave årsregnskabet og lægge budget. Sørge for alle ind og udbetalinger i klubben.
Medlemskort.
Sørge for at der bliver lavet medlemskort til brug ved vores rabataftaler.
Ventelisten
Ventelisten ligger stadig hos kassereren. Antallet på ventelisten lagt sammen med antallet af medlemmer i klubben er nu på 200 personer, som er målet for det samlede medlemstal i klubben. Derfor sættes ventelisten i bero frem til forsommeeren. Hjemmesiden skal rettes til på det punkt (Alfred).
Nøglestyring
Nøgleudlevering ligger også hos kassereren. Fuldmagter skal suppleres/ændres (Alfred) hos Byens Låseservice i tordenskjoldsgade.
Sekretæren
Kontakt til organisationerne.
DKF, DGI og Idrætssamvirket .
Kontakt til materiel og pladsudvalget.
Fordeling af kajakopbevaringspladser.
Kontakt til Sponsor og pr udvalg.
Da Alfred selv er med i udvalget ligger det naturligt her.
Klubudvikling
Sammen med den øvrige bestyrelse finde kurser og andre ting som kan bidrage til klubbens positive udvikling.
Referater/indkaldelser.
Lave referater fra møder i bestyrelsen og indkalde til møder.
Nyhedsbreve.
Indsamle oplysninger fra de forskellige udvalg til nyhedsbreve.
2. Opgaveforum
Der skal oprettes et opgaveforum på hjemmesiden. Vi laver testforummet om da der ikke er nogen der bruger det. I forummet kan man skrive opgaver/idéer som man synes bør udføres i klubben. Det kan være ønsker/idéer man har til klubhuset eller containerindretning o.l. Når en opgave er løst eller der er argumenteret for hvorfor den ikke kan/skal løses p.t. glider tråden længere ned i forummet. Det er så muligt at se hvad der er blevet snakket om tidligere. Måske har andre så et nyt input til et gammelt emne, eller i nogle tilfælde har folk en ide som er blevet fundet ikke-realiserbar i en tidligere tråd.
3. Forum generelt
Skal der ryddes op i de gamle indlæg ? Det hører under webudvalgets opgaver. Eventuelt ville en form for datosortering gøre forummet mere overskueligt.
4. Materieludvalget
Udvalget skal omorganiseres så det er brugerne af kajakkerne som holder dem ved lige. Kirsten har vist teten fra ”få flere med kurset”. Michael følger op.
5. Tipskuponsystemet.
Tipskuponsystemet skal laves til foråret sådan at de nye medlemmer kommer med i det frivillige arbejde fra starten af.
6. Opgaver fra generalforsamlingen
Tilbud til gamle medlemmer om passiv medlemskab (Alfred)
Opdatering af hjemmesiden næsten færdig (Alfred)
Automatisk tilmelding
Michael laver mail til medlemmerne og Johann opretter folk. Evt med hjælp fra andre.
Antallet af bruger på klubkajakkerne sættes op til 6 ud fra den nuværende belastning som er meget lav.
Surfkajakker. Der kigges efter fonde som giver penge til nye tiltag i klubberne. (Sponsorudvalg)
Aktivitetssiden på hjemmesiden er lidt overlappet da der både er billeder fra afholdte ture og invitationer. Siden ændres og deles op i turberetninger, og invitationer lægges fremover i forummet arrangementer. (Michael/webudvalg)
Aktivitet og fest splittes op.
Festudvalget står for de traditionsfester vi har i klubben.
Aktivitets udvalget består p.t. kun af en person. Det skal suppleres med nogle flere.
Tre gamle spørges. Niels, Kjeld og Kirsten. Aktivitetsudvalget prikker til to nye til foråret.
7. Praktiske ting ved overdragelse af poster
Formand, Michael tager selv fat i Flemming
Sekretær. Michael har et enkelt referat som han sender til Johann
Kasserer. Alfred tager fat i Djurslands Bank og laver overdragelse
DGI er rettet til (Alfred).
DKF skal have en mail (Michael)
Idrætssamvirket skal have en mail (Alfred)
F og K skal måske have besked. (Alfred)
8. Havkajakdagen
Havkajakdagen skal ændres i forhold til i dag. Hvad er formålet med den og hvad forventer folk. Vi starter en tråd i kajaksnak (Michael)
9. DGI-møde den 21. november.
Skal vi forberede noget ? Spørg Marlene Bjerre (Alfred)
10. Nyhedsbrev
Emner:
Sponsoraftaler.
Butiksovertagelse
Vinteraktiviteter
Spørg udvalgene
Klubudvikling. Udvalg opdateres.
Ny bestyrelse (lidt om personerne)
11. Regional klubmøde med DKF
Michael, Alfred og Peter U. var til møde med repræsentanter fra DKF og nogle øvrige jyske klubber i Marselisborg kajakklub. Meget af snakken fra DKF gik på elite, polo og en lille smule bredde.
En kort opsummering er: Fælles fornemmelse af, at det var for mødets skyld og ikke klubbernes. De lytter, men ikke rigtigt, Vi forventer ikke nogen aktiviteter på havkajakområdet fra DKF´s side.
Polo og elite udvikles der på, da de er tilskudsgivende fra DIF.
På Peters spørgsmål om antal polo-udøvere, viste det sig at der er ca. 750 polospillere. Succeskriteriet er 1000 spillere næste år for at beholde tilskud. Det var ikke muligt at få andet af vide end at der er en svag stigning i antallet. Det virker ikke realistisk at der starter 250 spillere op i løbet af et år.
Kursusdelen i DKF blev kritiseret. Der er strammet op, sådan at man ikke kan springe et kursus over. Generelt er det blevet sværere at få merit. Der er ingen specialisering på grundkursus. DKF har den holdning at det er bedst at prøve de forskellige discipliner som forbundet har som aktiviteter. Holdningen er dog på klubbernes regning da kurserne er selvfinanserende. DKF yder ikke tilskud til kurserne. Bente fortæller i øvrigt at specialiseringen også blev efterlyst for tre år siden da hun var på kursus. Så der er åbenbart ikke sket noget på området !! Vi er enige med de traditionelle klubber i Århus i kritikken af DKFs kurser selv om vi selvfølgelig har forskellige ønsker.
DGI har været på tale med henblik på instruktøruddannelse i klubben.
Mødet sluttede cirka 23.30. Der blev ikke aftalt et nyt møde.