Dagsorden ifølge vedtægterne:
1. Valg af dirigent.
2. Valg af referent.
3. Aflæggelse af beretninger.
4. Godkendelse af revideret regnskab.
5. Fremsættelse af budget for det kommende år.
6. Fastsættelse af kontingent m.v.
7. Behandling af indkomne forslag.
8. Valg af bestyrelsesmedlemmer, samt 1. suppleant og 2. suppleant til klubbens bestyrelse.
9. Valg af revisor og revisorsuppleant.
10. Evt.
1. Dirigent: Jørgen Møholt
2. Referent: Kirsten Kjer Pedersen / Øystein Falkum
3. Bestyrelsen/ Formandens beretning v. Klaus Kristiansen
• Bestyrelsens vision for klubben er en alsidig klub med en stor bredde, som giver mulighed for at ro havkajak, hvad enten det er med henblik på en eller flere af nedenstående grundpiller
• Motion og teknik
• Socialt samvær
• Naturoplevelser
Det skal være underbygget af et højt sikkerhedsniveau – som giver sig udslag i klubbens optagelsesregler .
• For at opnå et højt aktivitetsniveau og sikre økonomi til et nyt klubhus er målet 150 medlemmer, derfor har mange aktiviteter i året været rettet mod optagelse af nye medlemmer
• Uddannelse af instruktører
• Optag af 24 begyndere til undervisning
• Miniinstruktion til erfarne roere
Resultatet af anstrengelserne har båret frugt – 24 optaget via begynderundervisning og 24 erfarne. Der er samtidig 22, der har forladt klubben dvs en nettotilgang på 26 medlemmer
• Instruktionsforløb vellykkede – Ved indgang til nyt år skal vi mødes og evaluere
• Klubhusbyggeri er i løbet af året blevet omorganiseret. Vi har fået professionel hjælp fra Alectia. Der er lavet tegninger til et nyt hus, og bad og toilet er blevet opprioriteret. Havnen har godkendt projektet, og vi afventer besked fra kommunen.
• Finansiering af klubhus
• Fonde 256.000
• Egen opsparing 190.000
• Lån DGI 150.000 (afventer svar)
• Mange aktiviteter i løbet af året
• Tirsdagsroning – Jakob Ask holdt det i gang hele året
• Svømmehal – en stor succes
• Teknik-torsdag – virkede godt men kan udbygges
• Køb af ny klubkajak – Tiderace Xcite
4. Regnskab:
• Vi har haft flere indtægter end budgetteret pga. flere nye kontingenter.
• Udgift til forsikring af kajakker er dækket af højere pladsgebyr.
• Opsparing til klubhus udgør 600 kr. pr medlem – i alt 71.400 kr. Der er pt. opsparet 190.000 kr.
• Regnskabet er godkendt.
5. Budget:
• Der er budgetteret med 130 medlemmer.
• Sponsoraftale med Djurslands Bank udløber. Den skal genforhandles, og/eller der skal findes nye sponsorer. Der skal også søges tilskud fra fonde. I den forbindelse ønsker sponsorudvalget flere medlemmer.
• Beløb til instruktøruddannelse er sat op.
• Udgift til svømmehal er indregnet i budgettet, vi afskaffer dermed egenbetaling for medlemmer. Gæster skal dog stadig betale. Udgiften til svømmehal og livredder er ca. 400 kr. pr. gang.
• Budgettet er godkendt.
6. Fastsættelse af kontingent:
• Vores kontingent er ikke dyrt i forhold til andre klubber.
• Der er forslag om lavere kontingent til studerende og andre med lav indkomst. Der har været enkelte udmeldinger på grund af for højt kontingent.
• Uændret kontingent vedtages.
7. Indkomne forslag:
1) For at undgå at tegne arbejdsskadeforsikring tilføjes følgende til vedtægterne:
§ 3.5 Medlemmer skal på skift udføre visse almindelige små pligter; rengøring, reparation af kajakker og klubhus, maling af containere, klubhus m.v.
• Forslaget vedtaget
• Det tilføjes til vedtægterne, at alle skal deltage i klubbens arbejde. På den måde sikres det, at alle er dækket af DGI’s arbejdsskadeforsikring.
• Det diskuteres om forsikringen også dækker instruktører. Det undersøger bestyrelsen.
• Der opfordres til, at alle deltager i udvalgene, og at der bliver gjort mere for at etablere udvalg samt at hverve medlemmer. For eks. ved at lave arrangement, hvor udvalgene kan presentere sig og hverve medlemmer: Speed dating for udvalg.
• Der opfordres til at reklamere og informere om udvalgene under begynderundervisningen.
• Der skal være bedre kommunikation med udvalgene på hjemmesiden.
2) Revision af § 9.5 som p.t. lyder:
Der kræves 2 personer fra bestyrelsen til at hæve/overføre beløb større end 4.000 kr.
Det foreslås af praktiske grunde ændret fra 4.000 Kr. til 10.000 KR
• Forslaget vedtaget
8. Valg til bestyrelse:
• Alle genopstiller, på nær 1. suppleant Michael Beck, som er flyttet til Ålborg.
• Britta Gribsholt (nyt medlem – stor klapsalve) bliver valgt som 1. suppleant.
• Ingen ønsker at opstille til bestyrelsen, som derfor er genvalgt (stor klapsalve igen).
9. Valg af revisor:
• Revisor Thomas Hoberg genvalgt.
• Den siddende revisorsuppleant er ikke til stede og har ikke fremsat ønske om at fortsætte. Derfor vælges Øystein til denne post.
10. Evt.:
Diskussioner mm:
Hvad skal der til for at klubben kan skabe de rigtige rammer?
• Flere medlemmer (ca. 150).
• Uddannelse af instruktører.
• Førstehjælpskursus.
• Flere nybegyndere – 24 stk. fordelt på tre hold med 4 instruktører på hvert. Det har fungeret godt i foråret, og har fået god respons.
• Optage erfarne roere. Alle skal til prøve. Vi skal arbejde med at definere krav.
• Klubhus!
.
Optag af nye medlemmer:
• Vi skal overveje at få flere studerende med – via lavere kontingent og reklame på studiestederne.
• Vi skal informere om, at der optages medlemmer.
• Info på hjemmesiden om optag af erfarne roere virker!
• Vi kan bruge firmaarrangementer ol. som intro til nye, potentielle medlemmer.
Aktiviteter:
• Vi skal have aktiviteter for klubbens frigivne medlemmer, ikke kun begynderkurser. Det er vigtigt at fastholde medlemmerne.
• Vintertræning i svømmehal er en succes. Vi kan booke flere tider. Betaling lægges ind i budgettet, så vi undgår brugerbetaling.
• Teknik-torsdag var godt og kan gøres endnu bedre næste år.
• Tirsdags-roning er vigtigt at fastholde. Jacob Ask har gjort en stor indsats i år.
• Klubture skal arrangeres. Hector har lavet nogle rigtig gode arrangementer i år.
Samarbejde med andre klubber i Århus:
• Århus Kano og Kajakklub ønsker, at kajaklubberne i Århus laver fælles, politisk arbejde og forpligtende samarbejde. ÅHK’s bestyrelse arbejder gerne sammen med andre klubber om specifikke emner, hvor det fremmer klubbens formål, men ønsker ikke et overordnet samarbejde. Fokus for klubben skal ligge på havkajak og nyt klubhus. Generalforsamlingen bakker op om bestyrelsens holdning.
• Vi skal samarbejde om konkrete opgaver og hjælp med praktiske ting, arrangementer.
• Vi bakker op om projekt med kanal langs havnen.
• Vi skal selv have noget ud af samarbejdet.
• Vi kan evt. lave en infoaften.
Gæsteroere:
• Ønske om retningslinjer for gæsteroere. For eks. anbefaling at gæster skal prøve wet-exit, før de bruger spraydeck. Kirsten vil godt lave forslag til retningslinjer.
• Vi skal have samme høje sikkerhedsstandard for medlemmer og ikke-medlemmer.
• Det skal holdes ubureaukratisk.
• Tag diskussionen på forum ud fra Kirstens oplæg.
Fra/til udvalgene:
Husudvalg: (Birthe)
• Afventer det nye klubhus før der sættes ind med aktiviteter.
Materialeudvalg: (Lars)
• Husk at udfylde kajakjournaler, registrere og anmelde fejl og skader på mail!
• Udvalget laver instruks til behandling af klubmateriel.
• Vi har fået en ny klubkajakkajak – Tiderace Xcite.
• Udvalget vil gerne rose sig selv for en god indsats!
• Jørgen Møholt har undersøgt mulighederne, hvis vi skal have en trailer til klubben. Det kan ikke betale sig at konstruere den selv, den kan købes billigere f.eks. hos ”Kajak Centrum”.
Pladsudvalg: (Hector)
• Hector står for fordeling af pladser.
• Ny container er malet og indrettet, der er stadig ledige pladser.
Instruktionsudvalg: (Klaus mfl.)
• Udvalget skal afholde planlægningsmøde.
• Som udgangspunkt kører næste år efter samme skabelon som i år, men der er forslag om at lave færre, men længere lektioner og bruge flere weekender.
• Der skal også planlægges forløb for øvede – f.eks. træning til EPP3.
• Udvalget ønsker flere nye instruktører og hjælpeinstruktører.
Turudvalg:
• Det foreslås, at klubben arrangerer en større tur – f.eks. til Tyrkiet.
• Vi skal også have kortere, lokale ture, hvor alle kan være med.
• Det er vigtigt at melde ud, om turen er egnet til begyndere for at få flest muligt med.
• Jens Danielsen og Jacob Ask lover at tage initiativ til klubtur i foråret.
• Tænk på dem, som ikke har bil, når der arrangeres tur! Undersøg evt. offentlig transport, lån af trailer, koordinering af kørsel i biler…
• Husk at alle kan tage initiativ til/arrangere den klubtur, man selv har ønske om!
Web: (Jacob Ask)
• Lars foreslår, at referater lægges under medlemssiderne, da de kan have indhold, vi ikke ønsker offentligt tilgængeligt. Jacob undersøger, om det er muligt.
• Der laves en guide til oprettelse på forum.
• Der er ønske om billeder på medlemslisten. Jacob vil lave mulighed for, at man selv kan lægge foto ind – det er et meget stort arbejde, hvis han skal gøre det for alle.
• Der opfordres også til fotos på bestyrelsens medlemmer, evt. også udvalgene. Også til ophæng i klubhuset.
• Jacob opfordrer til, at aktivitetsloggen bruges: skriv om ture og arrangementer. Det viser, vi har aktivitet i klubben samt giver bedre placering på Googlesøgninger pga. aktivitet på siden.
• Henriette opfordrer til også at bruge fotoalbummet. Skriv en henvisning i loggen, når der lægges nye fotos ud.
Annoncering: (Niels Christian)
• Der kommer en præsentationsbrochure på nettet. Vi har pt. ikke behov for at udgive den på tryk, da søgningen til klubben er stor nok.
Andet:
• Der laves en skrivelse/folder til alle nye i klubben, som informerer om klubbens regler og retningslinier. Dokumentet skal lægges på hjemmesiden til udskrift. Niels Christian og Carsten påtager sig opgaven.
• Jørgen Møholt opfordrer til, at vi er opmærksomme på at give alle nye en god velkomst og modtagelse i klubben – så de har lyst til at komme igen.
• Julefrokost hos Kirsten og Øystein. Se hjemmesiden.
Tak for god ro og orden.
Tak til alle fremmødte – især til nye medlemmer, som fandt vej!